Privacybeleid

Privacybeleid Refleact

Begrippen
Client: opdrachtgever, organisatie of particulier persoon, deelnemer training, coachee, geadviseerde.
Begeleiding: in overeenstemming aangegaan traject in coaching, training en advies.

Algemeen
Bij Refleact staat kwaliteit en professionaliteit van dienstverlening hoog in het vaandel. Een
belangrijk onderdeel van deze kwaliteit vormt een zorgvuldige verwerking van en omgang met de
(persoons)gegevens van de betrokken cliënten binnen de overeengekomen trajecten van advies,
coaching en training. Refleact respecteert de eisen volgens de Algemene Verordening
Gegevensverwerking naar volle intentie. Refleact acteert op de uitgangspunten van de AVG vanuit de
volgende principes:

Refleact vraagt u enkel om de gegevens die nodig zijn (minimaal) voor het kunnen uitvoeren van de
dienstverlening die u vraagt (doelgericht). Zij informeert u (transparant) over welke informatie of
gegevens nodig zijn voor welk doel (specifiek). Met deze grondhouding sluit Refleact aan bij het
onderwijsveld en het sociaal domein.

Binnen de doelstelling van dienstverlening van Refleact zal Refleact op basis van Overeenkomst en
Toestemming van de gebruiker gegevens verzamelen met als doel deze dienst te kunnen verlenen.

Minimaal
Refleact vraagt van haar cliënten gegevens die nodig zijn om in contact met de cliënt te kunnen zijn
(Persoonlijke identificatiegegevens: naam, achternaam en Contactinformatie: e-mail,
telefoonnummer).

Doelgericht
Refleact vraagt haar cliënten gegevens en informatie te geven die direct bijdragen aan het kunnen
beantwoorden van de ontwikkel- en leervragen van haar cliënten. De gegevens worden daarmee
gebruikt om de gevraagde dienstverlening te kunnen uitvoeren.
Refleact vraagt tijdens en na de begeleiding evaluerende informatie om de kwaliteit van de
begeleiding doorlopend te kunnen optimaliseren.
Daarnaast betreft de communicatie o.a. initiatie, offerte, planning en facturering.
De cliënt beslist zelf welke inhoudelijke en persoonlijke gegevens hij of zij aan Refleact ter
beschikking stelt. Refleact zal enkel informatie vragen die zij relevant acht voor het behalen van een
optimaal resultaat binnen de begeleiding.

Transparant
Wanneer cliënten extra informatie geven, wordt hier vertrouwelijk mee omgegaan.
Tijdens de loop van de begeleiding in de vorm van een coachingstraject, een trainingstraject of een
adviestraject worden relevante inhoudelijke gegevens opgeslagen (beveiligde digitale omgeving).
Tijdens coachingtrajecten vindt dossiervorming plaats. Deze bestaat uit door de cliënt gegeven
informatie, verdiepingsinformatie (relevante theorie) en voortgangsinformatie opgesteld door de
coach.
Na afloop van het traject worden de persoonlijke gegevens uit persoonlijke trajecten verwijderd, dan
wel gepseudonimiseerd wanneer de inhoud ten dienste van kennisopbouw/ professionalisering van
de coach wordt gesteld.
Wanneer de coach dit zinvol voor het resultaat vindt, kan hij/zij ter professionalisering een intervisie
met een collega aanvragen. De casus zal in dit geval altijd anoniem worden behandeld, waarbij
persoonlijke gegevens niet worden mee genomen in het overleg.
Refleact bewaart graag een naam en mailadres van haar cliënten. Zij vraagt aan het begin en eind van
de begeleiding hiervoor toestemming.
E-mail: Op dit moment maakt Refleact nog niet gebruik van een extra beveiligde e-mailomgeving. Om
die reden zullen binnen de mails geen persoonlijke gegevens worden gedeeld.
Beeldbellen: Refleact heeft de intentie beeldbellen via een AVG proof en tegelijk voor veel clienten
digitaal toegankelijk systeem. Refleact probeert zich op de hoogte te houden van de nieuwste en
beste alternatieven op dit gebied. Zij slaat hiervoor gerenomeerde bronnen na: bijv.
Beroepsvereniging ICF, Bits for Freedom en Consumentenbond en baseert daarop haar oordeel en
acties. Zij maakt vanaf 03 2020 gebruik van Therapieland en vanaf 05 2020 van Jitsi via BIT.

Rechten
Refleact verzamelt en maakt gebruik van persoonsgegevens die u, of uw bedrijf, direct met ons deelt.
Refleact zal deze persoonsgegevens niet voor andere doeleinden gebruiken dan beschreven in dit
privacybeleid.
Wanneer gegevens voor PR doelen of publicatie nodig zijn (feedback, meningen, bedrijfslogo’s), zal
Refleact hiervoor per gelegenheid toestemming ( en een schriftelijke bevestiging van deze
toestemming via de mail of evaluatieformulier) vragen aan de betreffende cliënt. De cliënt kan ten
allen tijde deze toestemming intrekken door contact op te nemen met Refleact en opnieuw een mail
naar Refleact te versturen.
Als cliënt heeft u ten allen tijde recht op inzage in de gegevens die over u bewaard worden. U kunt
hiervoor contact opnemen met Refleact en Refleact zal u inzage geven in welke gegevens er evt. nog
over u bestaan.
Refleact zal bij het sluiten van het begeleidingstraject uw gegevens verwijderen of pseudonimiseren.
Daarnaast beschikt u als cliënt altijd over het recht om te vragen naar de status van uw gegevens.
Omdat Refleact werkt met de persoonlijke informatie die de cliënt zelf aan Refleact geeft, speelt
dataportabiliteit binnen de werkwijze van Refleact een minimale tot geen rol. In overeenkomst met
de wet AVG: Mocht Refleact gegevens van u hebben die u graag zelf zou willen hebben, dan is dit
altijd mogelijk. Het intellectueel eigendom (zoals gebruikte theorie en werkwijze tijdens het traject)
van Refleact blijft eigendom van Refleact.

Persoonsgegevens die wij verwerken via de website
Wij slaan persoonsgegevens op en verwerken deze wanneer je gebruik maakt van het contactformulier dat je op de website vindt of wanneer je iets besteld in onze webshop.

Het gaat hierbij om:
-Je naam
-Je mailadres
-Je telefoonnummer

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens dienij verwerken
Onze website heeft niet de intentie bijzonder of gevoelige gegevens te verzamelen (denk hierbij aan persoonsnummer, bankrekening nummer etc.).
Onze website heeft evenmin de intentie (bijzonder of gevoelige) gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij ze toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 is.
Ouders raden wij dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming.

Met welk doel en op basis van welke grondslag wij persoonsgegevens verwerken
Wij verwerken via de website uw persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• Om u te kunnen bellen of e-mailen bij vragen of wanneer je een afspraak met mij wil maken.

Geautomatiseerde besluitvorming
Wij nemen nooit op basis van geautomatiseerde verwerkingen besluiten over zaken die (aanzienlijke) gevolgen kunnen hebben voor personen. Het gaat hier om besluiten die worden genomen door computerprogramma’s of -systemen, zonder dat daar een mens tussen zit.
Wij gebruiken dergelijke comptuterprogramma’s of systemen niet.

Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens die wij via onze website hebben verkregen?
Wij bewaren gegevens verkregen via de website niet langer dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor ik de gegevens verzamelt zijn.

Wij hanteren de volgende bewaartermijnen voor de volgende (categorieën) van persoonsgegevens:

• Gegevens / inzendingen van het formulier die wij ontvangen hebben via de website bewaren wij 30 dagen op de server van de website. Daarna wordt deze informatie automatisch verwijderd.
• U mag ons ook altijd verzoeken eerder uw gegevens te verwijderen. Wij zijn verplicht dit op uw verzoek te doen.

Delen van persoonsgegevens met derden
Wij verstrekken geen gegevens aan derden en alleen als dit nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst met u of om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

We zullen uw informatie niet delen met anderen zonder uw toestemming, tenzij dit noodzakelijk is in het kader van de uitvoering van de overeenkomst die u, of uw organisatie, met ons heeft afgesloten, of tenzij dit een wettelijke verplichting is (zoals in het geval van de financiële administratie).

Datalek
Zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 48 uur nadat Refleact kennisneemt van een datalek (van
welke aard dan ook) dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de persoonsgegevens, stelt
Refleact de cliënten, die op dat moment in begeleiding zijn en waarvan de gegevens traceerbaar zijn,
hiervan op de hoogte via de haar bekende contactgegevens. Refleact zal de cliënt informeren op
basis van de kennis die zij heeft omtrent de aard van het datalek, de (mogelijk) getroffen
persoonsgegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het datalek op de persoonsgegevens
en de maatregelen die getroffen zullen worden.

Wijzigingen en vragen
Refleact heeft het recht om de bepalingen uit dit Privacybeleid ten allen tijde aan te passen of te
wijzigen.

Mochten er vragen zijn naar aanleiding van dit Privacybeleid, dan kan contact opgenomen worden
met Refleact. info@refleact.nl.

Refleact
Willem de Zwijgerlaan 24
8448 MA Heerenveen
06 16502943

Deze Privacyverklaring is voor het laatst aangepast op: 20 augustus 2018.